Anexo de Tratamiento de Datos Personales

Este anexo regula el tratamiento de datos personales que Flopty realiza por cuenta de la empresa cliente, y forma parte integrante del contrato suscrito entre ambas. Se redacta conforme a la Ley N° 19.628, sobre protección de la vida privada, y a la Ley N° 21.719, que la sustituye y cuya entrada en vigencia se encuentra fijada para el 1 de diciembre de 2026.

Los términos Cliente, Usuario, Contenido del Cliente y Servicio tienen en este anexo el significado que les asignan los Términos y Condiciones.

1. Los roles, primero

El Cliente es el responsable del tratamiento. Flopty SpA es el encargado del tratamiento.

Flopty SpA, RUT 78.465.414-1, con domicilio en Augusto Leguía Norte 65, Oficina 4, Las Condes, Santiago, Chile (en adelante, «Flopty»), trata el Contenido del Cliente siguiendo las instrucciones de éste. El Cliente decide qué datos personales se cargan en la plataforma, con qué finalidad, sobre qué personas y por cuánto tiempo. Flopty no adopta ninguna de esas decisiones y no utiliza esos datos para fines propios.

Este anexo se aplica únicamente a ese tratamiento por cuenta ajena. Respecto de los datos que Flopty trata como responsable —el correo de acceso de cada cuenta, las sesiones, la dirección IP y el agente de usuario, los dispositivos reconocidos, los eventos de acceso y los tokens de notificación— rige la Política de Privacidad, sección 2, y no este anexo. La distinción importa: sobre esos datos Flopty responde directamente ante las personas, y no necesita ni recibe instrucciones del Cliente.

Orden de prelación. Respecto del tratamiento que Flopty realiza por cuenta del Cliente, este anexo prevalece sobre los Términos y Condiciones y sobre la Política de Privacidad. Fuera de ese ámbito —en particular respecto de los datos que Flopty trata como responsable— rige la Política de Privacidad, que este anexo no altera. El contrato suscrito entre las partes prevalece sobre los tres documentos en aquello que expresamente regule.

2. Objeto y duración

El objeto de este anexo es el tratamiento de datos personales que resulta necesario para prestar el Servicio: alojar y ejecutar los flujos de trabajo del Cliente, almacenar sus colecciones, generar los documentos que de ellos resultan y ponerlos a disposición de las personas que el propio Cliente habilita.

El tratamiento dura lo que dure la relación contractual, más el tiempo estrictamente necesario para la devolución y la eliminación conforme a la sección 12. No subsiste por ninguna otra causa.

3. Naturaleza y finalidad del tratamiento

Aspecto	Contenido
Naturaleza	Recogida, registro, estructuración, almacenamiento, consulta, uso, comunicación a las personas que el Cliente habilita, generación de documentos derivados, y supresión o anonimización a instrucción del Cliente.
Finalidad	Exclusivamente la prestación del Servicio contratado, conforme a las instrucciones del Cliente. Ninguna otra.
Automatización	El tratamiento es automatizado, con las intervenciones humanas que el propio Cliente configura en sus etapas.

Flopty no utiliza el Contenido del Cliente para publicidad, para elaborar perfiles comerciales, para venderlo a terceros ni para entrenar modelos de inteligencia artificial, propios o de terceros.

Funciones de inteligencia artificial. Son dos superficies distintas, y conviene no confundirlas, porque se habilitan de forma distinta y no comparten la misma compuerta.

• El asistente Abby viene desactivado de forma predeterminada y se habilita por empresa, a solicitud de ésta: la habilitación la ejecuta Flopty y no es una opción que el Cliente active por sí mismo. Mientras no se habilite, el sistema rechaza el envío de mensajes al asistente, que es la vía por la que el contenido llegaría al proveedor. Se ejecuta contra Anthropic y solo contra Anthropic, con una credencial propia de Flopty, que en esta vía trata datos por cuenta de Flopty.
• Las etapas de tipo «IA» las configura el Cliente deliberadamente dentro de sus propias definiciones de flujo, eligiendo el proveedor y registrando en la plataforma la credencial de su propia cuenta con ese proveedor. Configurada una etapa así, su ejecución envía contenido al proveedor elegido, con independencia de que el asistente Abby esté o no habilitado: son controles separados. Sin credencial registrada y sin una etapa así configurada, ningún proveedor recibe dato alguno por esta vía.

Los proveedores que pueden intervenir por una u otra vía se individualizan en flopty.com/legal/subencargados, con la distinción entre ambas. El uso que esos proveedores hacen del contenido recibido se rige por las condiciones de tratamiento de datos de cada uno; Flopty, por su parte, no utiliza el Contenido del Cliente para entrenar modelos de inteligencia artificial, propios ni de terceros.

Enlaces permanentes a archivos. Cuando el Cliente configura la emisión de documentos con archivos adjuntos, éstos pueden llevar impreso un enlace permanente que no exige iniciar sesión, según se describe en la sección 10 de la Política de Privacidad. Esa característica es parte del Servicio y su uso es una decisión del Cliente, que es quien la configura y quien puede revocar cada enlace retirando el archivo del proceso.

4. Categorías de datos y de titulares

Las categorías dependen de lo que el Cliente decida cargar. A modo de descripción del tratamiento habitual:

Categoría de titulares	Categorías de datos
Trabajadores y colaboradores del Cliente	Nombre, apellido, RUT, correo electrónico, teléfono, dirección, cargo, y los datos que las etapas de sus procesos registren sobre ellos.
Clientes, proveedores y contratistas del Cliente	Datos de identificación y de contacto, y los antecedentes que el proceso requiera.
Firmantes de documentos	Nombre y RUT declarados, trazo de la firma, sellos de tiempo, método de validación empleado y el origen técnico de la firma.
Terceros mencionados en el contenido	Cualquier dato personal que el Cliente incorpore a los campos de sus etapas, a los registros de sus colecciones o a los archivos que adjunte.

Categorías especiales. La plataforma no está diseñada para tratar datos sensibles ni datos de menores de edad, y Flopty no los solicita. Si el Cliente decide incorporarlos como parte del contenido de sus procesos, lo hace bajo su exclusiva responsabilidad y debe contar con la habilitación que la ley exija. Flopty no revisa, valida ni supervisa el Contenido del Cliente, y no puede advertir por sí mismo la presencia de datos de esta naturaleza.

5. Tratamiento conforme a instrucciones documentadas

Flopty trata los datos personales del Cliente únicamente conforme a las instrucciones documentadas de éste, salvo que una obligación legal le exija otra cosa, caso en el cual informa al Cliente de esa exigencia antes de tratar los datos, a menos que la propia norma lo prohíba.

Constituyen instrucciones documentadas del Cliente:

• El contrato y este anexo, que fijan el marco general del tratamiento.
• La configuración que el Cliente define en la plataforma: sus definiciones de flujos, los campos de cada etapa, sus colecciones, los documentos que emite, y los permisos y ámbitos organizacionales que asigna a cada Usuario. Esta configuración es la forma ordinaria y principal en que el Cliente instruye el tratamiento, y opera sin intervención de Flopty.
• Las instrucciones adicionales que el Cliente comunique por escrito a [email protected].

Flopty informa al Cliente si, en su opinión, una instrucción infringe la normativa de protección de datos personales.

Las instrucciones que excedan lo que el Servicio permite hoy, o que requieran desarrollo específico, deben acordarse por escrito entre las partes; Flopty no queda obligado a ejecutarlas por el solo hecho de recibirlas.

6. Confidencialidad del personal

Flopty limita el acceso al Contenido del Cliente a las personas de su organización que necesitan acceder para prestar el Servicio, y obliga a todas ellas a un deber de confidencialidad que subsiste después de terminada su relación con Flopty.

Acceso del personal de Flopty. El personal de Flopty puede acceder al Contenido del Cliente únicamente cuando ello resulta necesario para operar, mantener o reparar el Servicio, o para atender una solicitud de soporte del propio Cliente. Existe además un rol interno de administración de plataforma, reservado al personal de Flopty, para la operación y el soporte del Servicio.

7. Medidas de seguridad

Las medidas técnicas y organizativas efectivamente implementadas se describen en la sección 9 de la Política de Privacidad y comprenden, entre otras, el cifrado del tráfico en tránsito, la segmentación por empresa de los datos de cada empresa cliente, el control de acceso por permisos y ámbito organizacional, el registro de las operaciones relevantes, la expiración de las sesiones por inactividad y de forma absoluta, y la purga automática de la telemetría de seguridad a los 90 días.

Flopty puede modificar esas medidas siempre que el nivel de protección resultante no disminuya.

Corresponde al Cliente configurar adecuadamente los permisos, los ámbitos organizacionales y las habilitaciones de sus Usuarios, y revocarlas cuando dejen de ser necesarias. Flopty no interviene en esas decisiones y no puede suplirlas.

8. Subencargados

El Cliente otorga a Flopty una autorización general para recurrir a subencargados en la prestación del Servicio.

El listado vigente, con la función de cada proveedor y la ubicación del tratamiento, se publica y se mantiene actualizado en flopty.com/legal/subencargados. Ese listado comprende tanto a los subencargados que Flopty contrata como a los proveedores que el Cliente elige y contrata por sí mismo, según la distinción que se hace más abajo. Es la fuente única: este anexo no lo duplica, para que no puedan divergir.

Respecto de los subencargados que Flopty contrata, Flopty les impone obligaciones de protección de datos equivalentes a las que asume en este anexo, y responde ante el Cliente por el tratamiento que aquéllos realicen como si lo hubiera realizado por sí mismo.

Los proveedores que contrata el Cliente son un caso distinto. En las etapas de tipo «IA», el proveedor de modelos de lenguaje es elegido por el Cliente y opera con la credencial de la cuenta que el propio Cliente registra en la plataforma: Flopty transmite el contenido que el Cliente instruye, pero no es parte de esa relación contractual. Lo mismo ocurre con los destinos de las etapas de tipo «API HTTP», que el Cliente define al configurar sus flujos. Esos proveedores no son subencargados contratados por Flopty; los proveedores de modelos que pueden intervenir por esta vía se individualizan igualmente en el listado publicado, por transparencia, porque pueden recibir datos.

Aviso previo de cambios. La incorporación de un nuevo subencargado o la sustitución de uno existente se comunica a los Clientes por correo electrónico con antelación razonable a su entrada en vigencia, además de reflejarse en el listado publicado. Las modificaciones que no alteren el destinatario del tratamiento —precisiones de redacción o de la función descrita— se publican directamente en esa página. El derecho del Cliente a oponerse a un nuevo subencargado y las consecuencias de esa oposición se rigen por lo que pacte el contrato.

9. Asistencia en el ejercicio de derechos de los titulares

Las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición o portabilidad que recaigan sobre el Contenido del Cliente las resuelve el Cliente, que es el responsable.

Flopty presta la asistencia siguiente:

1. Deriva la solicitud. Si una persona dirige a Flopty una solicitud sobre datos cargados por un Cliente, Flopty le informa que el responsable es esa empresa, deriva la solicitud y le comunica al Cliente su recepción sin dilación indebida.
2. No resuelve por su cuenta. Flopty no accede, rectifica ni suprime contenido de un Cliente por solicitud de un tercero sin instrucción de ese Cliente.
3. Aporta los medios técnicos. La plataforma permite al Cliente localizar, rectificar y eliminar el contenido de sus procesos, y anonimizar a una persona registrada en su cuenta, retirando sus datos identificatorios —nombre, apellido, RUT, correo, teléfono y dirección— de su ficha y de la bitácora de esa ficha, dejando su firma almacenada fuera de uso y, si esa persona tenía una cuenta que no participa en ninguna otra empresa, retirando su correo de acceso y cerrando sus sesiones.
4. Advierte qué no alcanza la anonimización. El responsable necesita saberlo para poder responder una solicitud de supresión, de modo que se declara aquí de forma expresa. La anonimización no alcanza a los documentos ya firmados: el nombre y el RUT declarados por el firmante y el trazo de su firma se conservan en el registro de cada firma, en el valor del campo firmado y en los documentos emitidos a partir de ella, por el plazo que indica la sección 7 de la Política de Privacidad. Es deliberado: de esos datos depende la prueba de lo firmado, y retirarlos destruiría el valor del documento y no solo el dato personal. En lo que sí alcanza, la operación es irreversible por diseño: no se guarda copia de los valores retirados.
5. Asiste cuando el Cliente no puede resolverlo con las funciones disponibles. A solicitud escrita del Cliente, Flopty le entrega el apoyo técnico razonable para atender la solicitud del titular dentro de los plazos legales.

Flopty asiste asimismo al Cliente, en la medida de la información de que dispone, en las evaluaciones de impacto y en las consultas previas a la autoridad de control que el Cliente deba realizar respecto del tratamiento objeto de este anexo.

10. Notificación de incidentes de seguridad

Producido un incidente de seguridad que afecte a datos personales tratados por cuenta del Cliente, Flopty le notifica sin dilación indebida y le entrega la información de que disponga para que éste cumpla las obligaciones que le correspondan: la naturaleza del incidente, las categorías y el volumen aproximado de datos y de titulares afectados, las consecuencias probables y las medidas adoptadas o propuestas para mitigarlo.

Cuando esa información no esté disponible de una sola vez, se entrega de forma escalonada a medida que se obtiene, sin retrasar por ello la notificación inicial.

La notificación a los titulares afectados y a la autoridad de control, cuando proceda, corresponde al Cliente, que es el responsable. Flopty no notifica a los titulares del Cliente por iniciativa propia, salvo instrucción de éste u orden de autoridad competente.

11. Auditoría y acreditación del cumplimiento

Dentro de la plataforma, el Cliente puede consultar por sí mismo:

• La bitácora de cada persona registrada en su cuenta. Muestra los eventos registrados sobre esa persona —entre ellos los cambios en sus datos identificatorios— con su autor, su origen y su fecha, dentro del ámbito de la empresa del Cliente y restringida a quienes tengan la facultad de gestionar miembros.
• El historial de cada etapa de sus flujos. Muestra quién llenó cada campo, quién completó la etapa y cuándo, las consultas a los archivos abiertos desde un documento por su enlace permanente, y la emisión de las firmas asociadas a esa etapa.

A requerimiento escrito y razonable del Cliente, Flopty entrega además la información de que disponga para acreditar el cumplimiento de las obligaciones de este anexo: la descripción de las medidas técnicas y organizativas aplicadas, el listado de subencargados y la respuesta a los cuestionarios de seguridad que el Cliente formule. La información así entregada tiene carácter confidencial.

Las auditorías o inspecciones adicionales que el Cliente requiera se acuerdan por escrito entre las partes, en las condiciones que en cada caso pacten.

12. Supresión o devolución al terminar

Terminada la prestación del Servicio, y a elección del Cliente, Flopty devuelve el Contenido del Cliente o lo suprime, junto con las copias existentes, salvo que una obligación legal exija conservarlo, caso en el cual Flopty informa de esa obligación y del plazo de conservación que impone. Lo anterior es sin perjuicio de la conservación de los documentos firmados que se describe más abajo, que atiende a su valor probatorio y a los plazos de conservación de documentación laboral que rigen para la empresa cliente, y que este anexo mantiene deliberadamente.

Devolución. La exportación del Contenido se solicita por escrito dentro de la ventana de devolución pactada en el contrato y se entrega en un formato de uso común.

Efectos técnicos de la supresión. La supresión y la anonimización son irreversibles por diseño: no se conserva copia de los valores retirados. Los enlaces permanentes a archivos que hubieren sido impresos en documentos ya despachados dejan de funcionar.

Lo que la anonimización de una persona no alcanza. Según se detalla en la sección 9, el nombre y el RUT declarados por el firmante y el trazo de su firma se conservan en el registro de cada firma, en el valor del campo firmado y en los documentos emitidos a partir de ella.

Esa conservación es deliberada y no se agota con el término del contrato: los documentos firmados se conservan por cinco años contados desde el término de la relación contractual, según la tabla de la sección 7 de la Política de Privacidad. La supresión regulada en esta sección opera sobre el Contenido del Cliente sin perjuicio de ese plazo, que lo sobrevive.

Los plazos máximos de conservación aplicables mientras el contrato está vigente son los de la sección 7 de la Política de Privacidad.

13. Transferencias internacionales

La infraestructura que almacena y procesa los datos de la plataforma se encuentra en Estados Unidos de América, en la región us-east-1 de Amazon Web Services, y el tráfico del Servicio se distribuye a través de la red global de Cloudflare. En consecuencia, el Contenido del Cliente se almacena y se procesa fuera del territorio nacional.

A ello se suman los demás subencargados individualizados en flopty.com/legal/subencargados, cuya ubicación de tratamiento se indica en ese listado.

Estas transferencias se amparan en las condiciones de tratamiento de datos suscritas con cada proveedor, que imponen sobre los datos tratados obligaciones de confidencialidad y de seguridad. Al suscribir este anexo, el Cliente toma conocimiento de esta circunstancia y la autoriza como parte de las condiciones del Servicio.

14. Responsabilidad y régimen aplicable

Cada parte responde por el cumplimiento de las obligaciones que este anexo le impone en su respectiva calidad. La limitación de responsabilidad pactada en la sección 11 de los Términos y Condiciones y en el contrato se aplica también a este anexo, sin perjuicio de la responsabilidad que la ley declare irrenunciable y de la que derive de dolo o culpa grave.

Este anexo se rige por la ley chilena y se somete a la jurisdicción que indica la sección 14 de los Términos y Condiciones.

15. Vigencia y modificaciones

Este anexo se versiona. Cada versión indica su número y su fecha de entrada en vigencia bajo el título del documento, y la versión vigente está siempre publicada en flopty.com/legal/dpa.

Los cambios que no alteren el sentido de lo declarado se publican directamente en esta página. Los cambios que afecten las obligaciones de las partes se comunican además a los Clientes por correo electrónico con antelación razonable a su entrada en vigencia.

Las comunicaciones relativas a este anexo se dirigen a [email protected].