Términos y Condiciones

Este documento fija las condiciones bajo las cuales se accede y se utiliza la plataforma Flopty, tanto en su versión web como en sus aplicaciones móviles.

1. Objeto y ámbito

Flopty SpA, RUT 78.465.414-1, con domicilio en Augusto Leguía Norte 65, Oficina 4, Las Condes, Santiago, Chile (en adelante, «Flopty»), pone a disposición de sus empresas clientes una plataforma para definir, ejecutar y documentar procesos de trabajo, que incluye flujos por etapas, colecciones de datos, generación de documentos y firma electrónica.

Estos términos rigen el uso de la plataforma. Las condiciones comerciales de cada relación —alcance contratado, precio, plazo, niveles de uso y ventana de devolución de la información— se pactan en el contrato suscrito entre Flopty y cada empresa cliente, y prevalecen sobre este documento en lo que expresamente regulen. Este documento no constituye por sí solo una oferta de contratación.

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad y por el Anexo de Tratamiento de Datos Personales, que forman parte integrante de estas condiciones. En materia de tratamiento de datos personales, dicho Anexo prevalece sobre estos términos y sobre la Política de Privacidad, y el contrato suscrito entre las partes prevalece sobre los tres en aquello que expresamente regule. El listado vigente de proveedores que intervienen en la prestación del Servicio —tanto los que tratan datos por cuenta de Flopty como los que el propio Cliente elige y contrata al configurar etapas de tipo «IA»— se publica en flopty.com/legal/subencargados.

2. Definiciones

Término	Significado
Cliente	La persona jurídica que contrata el servicio con Flopty y en cuyo nombre se abre una cuenta de empresa en la plataforma.
Usuario	La persona natural a la que el Cliente habilita para acceder a la plataforma, bajo las credenciales, permisos y ámbito organizacional que el propio Cliente le asigna.
Contenido del Cliente	Toda la información que el Cliente o sus Usuarios cargan, generan o hacen generar en la plataforma: definiciones de flujos, campos de las etapas, registros de colecciones, archivos e imágenes adjuntos, trazos de firma y los documentos que la plataforma emite a partir de ellos.
Servicio	La plataforma Flopty en su conjunto —aplicación web, aplicaciones móviles e interfaces de programación—, junto con la infraestructura que la sostiene.

3. Cuentas y acceso

El acceso a la plataforma es solo por invitación. No existe registro abierto: no hay forma de crear una cuenta de empresa ni una cuenta de Usuario por iniciativa propia desde el sitio público, cuyo único formulario de alta es una solicitud de demostración que no otorga acceso. Las cuentas de empresa las habilita Flopty tras la contratación, y las cuentas de Usuario las crea el Cliente invitando a cada persona, que debe aceptar la invitación para quedar habilitada.

Las credenciales son personales e intransferibles. El Usuario es responsable de mantenerlas bajo su exclusivo control y de dar aviso al Cliente o a Flopty en cuanto tenga noticia de un uso no autorizado. Las acciones ejecutadas con las credenciales de un Usuario se imputan a ese Usuario, salvo prueba en contrario.

El Cliente determina qué personas acceden, con qué permisos y sobre qué ámbito de su organización, y es responsable de mantener esas habilitaciones al día, en particular de revocarlas cuando una persona deja de necesitarlas. Flopty no interviene en esas decisiones.

Las sesiones caducan por inactividad a los 30 días y de forma absoluta a los 90 días desde su creación, cualquiera sea la actividad posterior.

4. Licencia de uso y restricciones

Durante la vigencia del contrato y al día en sus obligaciones, el Cliente recibe una licencia no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y revocable para acceder al Servicio y usarlo, por sí y a través de sus Usuarios, para sus fines internos de negocio. La licencia no comprende ningún otro uso.

Queda prohibido, salvo autorización escrita previa de Flopty o en la medida en que la ley lo permita pese a esta prohibición:

• Revender, arrendar, ceder o poner el Servicio a disposición de terceros ajenos al Cliente, ni operarlo como servicio propio para terceros.
• Descompilar, aplicar ingeniería inversa o intentar obtener el código fuente, la arquitectura o los modelos de datos subyacentes al Servicio.
• Eludir, desactivar o interferir los controles de acceso, de permisos, de aislamiento entre empresas o de límites de uso; acceder o intentar acceder a datos de otra empresa cliente; o realizar pruebas de intrusión sin autorización previa.
• Cargar o transmitir por la plataforma programas maliciosos, ni utilizarla para actividades ilícitas, para vulnerar derechos de terceros o para enviar comunicaciones no solicitadas.
• Extraer de forma masiva o automatizada contenido del Servicio con fines distintos de los propios del Cliente, ni utilizar el Servicio o su salida para desarrollar un producto competidor.

Flopty puede suspender de inmediato el acceso de una cuenta o de un Usuario cuando exista un riesgo cierto para la seguridad, la integridad o la disponibilidad de la plataforma o de la información de otros clientes. La suspensión se comunica al Cliente tan pronto como sea posible, con su motivo, y se levanta una vez cesada la causa.

5. Contenido del Cliente

El Contenido del Cliente es y sigue siendo del Cliente. Estos términos no transfieren a Flopty ninguna titularidad sobre él.

El Cliente otorga a Flopty una licencia limitada, mundial, no exclusiva y libre de regalías para alojar, almacenar, copiar, transmitir, mostrar, procesar y —solo cuando sea técnicamente necesario— adaptar el Contenido del Cliente, con el único objeto de prestar el Servicio conforme a estos términos y a las instrucciones del Cliente. La licencia dura lo que dure la relación contractual, más lo estrictamente necesario para la devolución y la eliminación, y se extingue con ellas.

Flopty no utiliza el Contenido del Cliente para fines propios. En particular, y sin que la enumeración sea taxativa, no lo utiliza para publicidad, para elaborar perfiles comerciales, para venderlo a terceros ni para entrenar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros.

El Cliente declara que cuenta con los derechos y las autorizaciones necesarios sobre el Contenido del Cliente y responde por su licitud, su exactitud y su vigencia, así como por las decisiones que adopte a partir de él. Flopty no revisa, valida ni supervisa el Contenido del Cliente.

A la terminación, el Cliente puede solicitar la exportación de su Contenido dentro de la ventana de devolución pactada en el contrato, según la sección 12.

6. Propiedad intelectual de Flopty

El Servicio —su software, su interfaz, su documentación, su marca, sus nombres comerciales, sus logotipos y todo material que Flopty entregue en su prestación— es de propiedad de Flopty o de sus licenciantes, y está protegido por la legislación de propiedad intelectual e industrial aplicable. Estos términos no ceden ni transfieren ningún derecho sobre él más allá de la licencia de uso de la sección 4.

Las sugerencias, comentarios o ideas de mejora que el Cliente o sus Usuarios comuniquen a Flopty pueden ser incorporadas al Servicio sin obligación de compensación, sin que ello implique cesión de información confidencial ni de Contenido del Cliente.

El Cliente puede utilizar el nombre y el logotipo de Flopty únicamente para referirse al Servicio. Flopty no utiliza el nombre ni el logotipo del Cliente con fines promocionales sin su autorización escrita previa.

7. Firma electrónica

La plataforma permite firmar electrónicamente los documentos y las etapas que el Cliente configure. Lo que el sistema emite es firma electrónica simple en los términos de la Ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.

Esta firma no sustituye a la firma electrónica avanzada en los actos, contratos o actuaciones en que la ley la exija. Determinar si un acto determinado admite firma electrónica simple es responsabilidad del Cliente, que conoce la naturaleza de sus propios documentos. Flopty no presta servicios de certificación ni se encuentra acreditado como prestador de servicios de certificación de firma electrónica.

7.1 Cómo se valida al firmante

La firma se ejecuta por uno de dos caminos. Cuál de los dos se aplica no es configurable: lo determina el sistema en el momento mismo de firmar, según quién sea el firmante respecto de la sesión desde la que se opera.

• Sesión iniciada. Cuando el firmante es la propia persona autenticada en la plataforma, la firma se ejecuta de inmediato sobre su identidad ya verificada.
• Desafío por clave de un solo uso. Cuando la firma se solicita a una persona distinta de quien opera la sesión, el sistema envía al correo registrado de esa persona una clave numérica de seis dígitos, con una vigencia de 15 minutos y un máximo de 5 intentos. Agotados los intentos o vencido el plazo, el desafío queda cerrado y debe emitirse uno nuevo.

En ambos caminos, firmar exige que la persona tenga previamente registrado un trazo de firma vigente; sin él, el sistema rechaza la operación en lugar de emitir una firma.

La clave enviada no se conserva en claro: de ella solo se guarda un resumen criptográfico, suficiente para verificar el intento e insuficiente para reconstruirla.

Lo que el Cliente sí configura en cada campo de firma es su alcance: una firma de alcance laboral activa las obligaciones de archivo y envío al firmante descritas al final de esta sección; una firma de alcance simple no las activa.

7.2 Qué se conserva como evidencia

Emitida la firma, el sistema conserva un expediente que no admite modificación posterior: los campos que lo componen son de escritura única y el sistema rechaza cualquier intento de alterarlos.

Antecedente	Detalle
Identidad declarada	Nombre y RUT del firmante, tal como constaban al momento de firmar.
Sello de tiempo	Fecha y hora de la firma, registradas por el servidor en tiempo universal coordinado (UTC) y mostradas en la zona horaria de la empresa.
Método de validación	Sesión iniciada o desafío por clave de un solo uso, con el registro del desafío asociado: canal de envío, vencimiento, intentos y desenlace.
Origen técnico	Dirección IP y agente de usuario desde los que se firmó.
Trazo	La imagen del trazo de firma, más su resumen criptográfico.
Resumen de integridad	Un resumen criptográfico calculado sobre el conjunto anterior en un formato canónico.
Documento resultante	Cuando la firma se estampa en un documento, éste se emite con su propio identificador permanente, el resumen de su contenido y el del archivo generado.
Bitácora	La historia de la etapa —quién llenó cada campo, quién la completó y cuándo, y las consultas a los archivos abiertos desde el documento por su enlace permanente— y los eventos de emisión, verificación y creación de la firma, cada uno con su autor, su origen y su fecha.

7.3 Verificación

El resumen de integridad es recalculable: el sistema lo reconstruye desde los campos almacenados y lo compara con el que guardó al firmar. La verificación detecta cualquier alteración posterior del registro.

Cada firma y cada documento emitido llevan un código QR que abre una página pública y permanente de verificación, sin necesidad de iniciar sesión, con el firmante, la fecha y qué se firmó. El expediente completo —incluidos la dirección IP, el agente de usuario, los resúmenes criptográficos y el detalle del desafío— solo es accesible con sesión iniciada en la empresa a la que la firma pertenece.

La firma es definitiva. El sistema no ofrece una acción para dejarla sin efecto ni para reemplazarla: emitida sobre un campo, ese campo queda firmado y el sistema rechaza toda solicitud posterior de firma sobre él. Dejar sin efecto lo firmado es, por tanto, una decisión del Cliente sobre su propio proceso —repetir la etapa, emitir un documento que corrija al anterior—, no una operación sobre el expediente, que se conserva intacto en todos los casos.

Cuando la firma corresponde a un documento de alcance laboral, el sistema archiva una copia en el repositorio personal del firmante y le envía además una copia por correo electrónico.

8. Inteligencia artificial

La plataforma ofrece dos capacidades de inteligencia artificial que no se gobiernan por el mismo control. Conviene no confundirlas, porque se habilitan de forma distinta y la habilitación de una no condiciona a la otra.

El asistente Abby —y las capacidades que de él dependen— viene desactivado y se habilita por empresa, a solicitud de ésta. La habilitación la ejecuta Flopty sobre la cuenta del Cliente; no es una opción que el Cliente active por sí mismo desde la plataforma. Mientras no se habilite, el sistema rechaza el envío de mensajes al asistente, que es la vía por la que el Contenido del Cliente llegaría al proveedor, y ningún contenido sale hacia él. La desactivación se solicita por la misma vía y tiene el mismo efecto. Esta vía se ejecuta contra un único proveedor, con una credencial propia de Flopty, que en ella trata datos por cuenta de Flopty.

Las etapas de tipo «IA» las configura el Cliente dentro de sus propias definiciones de flujo, eligiendo el proveedor y registrando en la plataforma la credencial de su propia cuenta con ese proveedor. Configurada una etapa así, su ejecución envía Contenido del Cliente al proveedor elegido, con independencia de que el asistente esté o no habilitado: son controles separados, y la compuerta del asistente no alcanza a esta vía. Sin credencial registrada y sin una etapa así configurada, ningún proveedor recibe dato alguno por este camino. La decisión de configurar una etapa así, la elección del proveedor y la relación contractual con éste son del Cliente.

Sobre el funcionamiento de estas capacidades rigen las siguientes condiciones:

• La salida no está garantizada. Los resultados que producen estas funciones —tanto el asistente como las etapas de tipo «IA»— son probabilísticos: pueden contener errores, omisiones o afirmaciones incorrectas, y pueden variar entre ejecuciones ante una misma solicitud. Flopty no garantiza su exactitud, su integridad, su idoneidad para un fin determinado ni su conformidad con norma alguna.
• La revisión humana es obligatoria y es del Usuario. Corresponde al Usuario revisar la salida antes de actuar sobre ella, cualquiera sea la vía que la haya producido. Esa salida no constituye asesoría legal, contable, tributaria, laboral, médica ni de ninguna otra naturaleza profesional, y no debe utilizarse como sustituto de ella.
• Las modificaciones al sistema del Cliente las confirma una persona. El asistente no altera por sí mismo las definiciones de trabajo del Cliente: propone cambios, y esos cambios solo se aplican cuando un Usuario con la facultad correspondiente los aprueba de forma expresa. Cada aplicación queda registrada en la bitácora, con su autor y el detalle de lo aplicado.
• El uso del asistente está sujeto a límites. El asistente opera con límites de frecuencia y de consumo. Su extensión se define en el contrato y la aplica Flopty sobre la cuenta del Cliente, por la misma vía que la habilitación. Alcanzado el límite, el asistente queda temporalmente indisponible. Las etapas de tipo «IA» se ejecutan contra la cuenta que el propio Cliente registra ante su proveedor, y son los límites y el consumo de esa cuenta los que rigen su ejecución.
• Intervienen proveedores externos. Las solicitudes se procesan a través de proveedores de modelos de lenguaje que se individualizan en flopty.com/legal/subencargados. En la vía del asistente el proveedor actúa por cuenta de Flopty, con una credencial propia de ésta; en las etapas de tipo «IA» el proveedor lo elige y lo contrata el Cliente, y Flopty transmite el contenido sin ser parte de esa relación contractual. El uso que esos proveedores hacen del contenido recibido se rige por las condiciones de tratamiento de datos de cada uno; Flopty, por su parte, no utiliza el Contenido del Cliente para entrenar modelos de inteligencia artificial, según la sección 5.

9. Disponibilidad del servicio

El Servicio se presta en el estado en que se encuentra y según su disponibilidad efectiva, sin un acuerdo de nivel de servicio (SLA) comprometido en estos términos; los niveles de servicio que las partes convengan se pactan en el contrato. El Servicio puede verse interrumpido por mantenciones, por actualizaciones, por fallas de los proveedores de infraestructura o por causas ajenas al control de Flopty. Flopty procura anticipar las mantenciones programadas cuando ello es posible y atender los incidentes con la diligencia razonable.

Flopty puede modificar, agregar o descontinuar funcionalidades del Servicio. Los cambios que supriman una funcionalidad relevante para el Cliente o que alteren de forma sustancial su operación se comunican con antelación razonable.

Lo anterior no afecta las obligaciones de seguridad ni las medidas técnicas y organizativas descritas en la Política de Privacidad, que se mantienen vigentes con independencia de esta sección.

10. Seguridad

Las medidas técnicas y organizativas que Flopty aplica se describen en la sección 9 de la Política de Privacidad.

11. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida que permita la ley aplicable:

• Flopty no responde por lucro cesante, pérdida de ingresos, pérdida de oportunidad de negocio, daño reputacional ni daños indirectos o consecuenciales derivados del uso o de la imposibilidad de uso del Servicio.
• Flopty no responde por las decisiones que el Cliente o sus Usuarios adopten a partir del Contenido del Cliente, de los documentos que la plataforma emite o de la salida de las funciones de inteligencia artificial.
• Flopty no responde por la calificación jurídica que el Cliente dé a los actos que firme electrónicamente por la plataforma, ni por la utilización de firma electrónica simple en actos que exijan firma electrónica avanzada, según la sección 7.
• Flopty no responde por la pérdida de contenido imputable a la acción del Cliente o de sus Usuarios, incluidas las eliminaciones y las anonimizaciones que ellos ejecuten, que son irreversibles por diseño.
• Flopty no responde por interrupciones, latencias o fallas atribuibles a los proveedores de infraestructura, a las redes de comunicaciones o a hechos que escapen a su control razonable.

El tope de responsabilidad agregada de Flopty se fija en el contrato suscrito con cada Cliente.

Nada en esta sección excluye o limita la responsabilidad que la ley declare irrenunciable, ni la que derive de dolo o culpa grave.

12. Terminación y efectos

El contrato termina por vencimiento de su plazo, por acuerdo de las partes, o por decisión de cualquiera de ellas en la forma y con la antelación que el contrato establezca. Flopty puede además terminarlo, previo requerimiento escrito y otorgando un plazo razonable para subsanar, ante un incumplimiento grave del Cliente, en particular la mora en el pago o la infracción de las restricciones de la sección 4.

Terminado el contrato:

1. El acceso al Servicio cesa, incluidas las cuentas de todos los Usuarios del Cliente.
2. El Cliente puede solicitar la exportación de su Contenido dentro de la ventana de devolución pactada en el contrato. Vencida esa ventana, Flopty procede a eliminar el Contenido del Cliente conforme a los plazos de la sección 7 de la Política de Privacidad.
3. Los enlaces permanentes a archivos que hubieren sido impresos en documentos ya despachados dejan de funcionar.
4. Subsisten las obligaciones que por su naturaleza deban hacerlo, entre ellas las de confidencialidad, las de propiedad intelectual, la limitación de responsabilidad y la ley aplicable, así como las sumas devengadas y no pagadas a la fecha de término.

La terminación no afecta la validez de las firmas electrónicas ya emitidas ni de los documentos ya generados, cuya conservación se rige por la sección 7 de la Política de Privacidad y por lo pactado en el contrato.

13. Modificaciones de estos términos

Estos términos se versionan. Cada versión indica su número y su fecha de entrada en vigencia bajo el título del documento, y la versión vigente está siempre publicada en flopty.com/legal/terminos.

Los cambios que no alteren el sentido de lo declarado —correcciones de redacción y precisiones— se publican directamente en esta página. Los cambios sustanciales se comunican además a los Clientes por correo electrónico con una antelación razonable a su entrada en vigencia. El uso del Servicio con posterioridad a la entrada en vigencia de una versión implica su aceptación, sin perjuicio del derecho del Cliente a poner término al contrato en los términos de la sección 12.

14. Ley aplicable y jurisdicción

Estos términos se rigen por la ley chilena.

Toda dificultad o controversia que se produzca entre las partes respecto de su aplicación, interpretación, duración, validez o ejecución será sometida al conocimiento de los tribunales ordinarios de justicia de la comuna y ciudad de Santiago, a cuya jurisdicción las partes se someten expresamente.

Si alguna disposición de estos términos fuere declarada nula o inaplicable, dicha declaración no afectará la validez de las restantes, que se mantendrán vigentes en todo aquello que sea separable.

Las comunicaciones relativas a estos términos se dirigen a [email protected]. Las materias de protección de datos personales se atienden en la casilla que indica la Política de Privacidad.